En la gira de presentación del Office 2010 para partner que informatica64 realizó conjuntamente con Microsoft, se prepararon una serie de demos donde enseñábamos las nuevas funcionalidades que incluÃa la suite ofimática. Una de las demos más simples de realizar y que más gustaron al personal fue la realización de una práctica que enseñaba la nueva caracterÃstica de pasos rápidos en Microsoft Outlook 2010.
Dicha funcionalidad va a permitirnos automatizar, con un solo clic de ratón, la ejecución de múltiples acciones (o pasos) de forma rápida. Pongamos un ejemplo:
Imaginemos que tenemos un proveedor que todos los meses nos envÃa un mensaje de correo con una factura adjunta para su aceptación en dicho mensaje. Una vez recibido el correo, queremos automatizar el proceso de acciones de respuesta donde tengamos dos posibles flujos o procesos de ejecución, con las siguientes respuestas en mente:
1º- Si damos nuestra aceptación y la conformidad a la factura, queremos que el mensaje de correo se redireccione y se almacene en la carpeta facturas aceptadas, se marque como leÃdo, se imprima, y a continuación se genere un correo donde se responda al responsable de dicha empresa un mensaje preformateado de confirmación y aceptación.
2º- Si queda pendiente de revisión sin dar aceptación, queremos que el mensaje de correo se redireccione y se almacene en la carpeta facturas pendientes, se quede marcado como no leÃdo, se imprima, y a continuación genere un correo de respuesta al responsable de contabilidad de nuestra empresa con asunto “Revisión de facturaâ€.
¿Cual es la solución a los dos posibles caminos de respuesta que se pueden dar? LOS PASOS RÃPIDOS
A continuación, os dejo una práctica donde muestro cómo crear un paso rápido con Microsoft Outlook 2010 para automatizar las acciones de marcar como leÃdo un correo, mover el correo a una determinada carpeta y generar un correo de respuesta.
1º- Abra Outlook 2010 desde el menú archivo, Microsoft Office, Microsoft Outlook 2010 y sitúese sobre la vista Microsoft Office Backstage. Sobre la opción Abrir, haga clic sobre la opción Abrir archivo de datos de Outlook.
3º- En la ventana Abrir archivo de datos de Outlook, seleccione el archivo DemoPST.pst, que acompaña a esta práctica.
4º- Una vez abierto el archivo de datos personal, pulse con el botón derecho del ratón sobre la sección “Organizar por†y en el menú contextual seleccione la opción Fecha (conversaciones).
Seleccionando dicha opción, accederemos a la nueva funcionalidad para visualizar todos los mensajes relacionados que se transmiten en una conversación. Esta novedad se conoce como vista conversacional. Sitúese sobre el buzón de entrada (Inbox) y haga clic con el botón derecho del ratón para seleccionar Nueva Carpeta. Establezca el nombre Holly Holt para la nueva carpeta.
6º- Seguidamente, sitúese sobre el menú Inicio, y en la sección Pasos Rápidos, haga clic sobre la opción Crear Nueva.
7º- En la ventana Editar paso rápido, en el campo nombre establezca Respuesta a Holly Holt, y establezca una secuencia de acciones como la que se indica a continuación:
1. Marcar como leÃdo.
2. Mover a carpeta Holly Holt – DemoPST.
3. Responder.
Una vez establecidas las acciones, quedará configurado nuestro paso rápido como se muestra en la siguiente imagen. Pulse el botón Finalizar.
8º- A continuación, sitúese sobre el correo Tailspin Toys Proposal, disponible en el buzón de entrada, y seleccione el correo Holly Holt.
6º- Seguidamente, sitúese en la sección Pasos Rápidos y observe que ahora dispondrá del paso rápido creado anteriormente para automatizar la tarea de marcar como leÃdo cualquier correo de Holly Holt, moverlo a su carpeta correspondiente y a continuación proceder a dar una respuesta.
7º- Haga clic en el enlace Respuesta a Holly Holt, disponible en Pasos Rápidos y observe que se produce la repetición de acciones configuradas en el paso rápido.
